Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Door de aantrekkende economie in de afgelopen jaren is er over het algemeen sprake van hogere prijzen voor materiaal en arbeid. Dit wordt versterkt door de Coronapandemie en de Oekraïnecrisis waardoor een tekort aan grondstoffen is ontstaan en de prijzen stijgen. Dit zien we onder andere terug in de aanbestedingen en met name in het ruimtelijk domein. Prijsstijgingen zijn van alle tijden. Echter, sinds begin 2022 zien we een versnelling van buitenproportionele prijsstijgingen. Het risico bestaat dat de aanneemsom het beschikbare budget structureel significant overschrijdt. Dit heeft dan ook effect op het begrotingssaldo en de financiering van de gemeente: de benodigde externe financiering en de rentelasten nemen toe. Daarnaast ontstaat het risico dat bepaalde ambities en beleidsdoelstellingen niet, later of moeizaam gerealiseerd kunnen worden.

Toelichting

Projecten maar ook reguliere (onderhoud) activiteiten ondervinden hinder van schaarste aan personeel en materialen, wat een prijsopdrijvend effect heeft. Gehanteerde indexeringen zijn onvoldoende om de stijging van de prijzen voor (infrastructurele) werken door hoogconjunctuur op te vangen. Daarnaast kan dit ook resulteren in aanbestedingen die fors duurder uit dreigen te vallen dan begroot. De gemeentelijke uitgaven op inkopen bedragen op jaarbasis gemiddeld € 25 miljoen. Bij een prijsstijging die gemiddeld 10% hoger ligt dan het prijsniveau waarmee in de begroting rekening is gehouden komt dit neer op € 2,5 miljoen aan hogere uitgaven. De kans dat de gemeente in 2024 en de jaren erna een dergelijke prijsstijging zal moeten opvangen beschouwen wij als zeer reëel. Vandaar dat de kans op dit risico op 70% wordt gesteld.

Beheersmaatregelen

Gedurende de verschillende fasen van de projecten en/of activiteiten moeten kostenraming zo goed mogelijk geactualiseerd worden op basis van de marktontwikkelingen. Ontwikkelingen omtrent, aanneemsommen, indexeringen, inflatie en de eventuele overschrijdingen volgen we op de voet om de financiële risico’s te beoordelen. Aan de hand hiervan worden significante afwijkingen op het prijspeil gesignaleerd en waar mogelijk wordt dit aangepast in de ramingen.

Met de vaststelling van het bestemmingsplan voor de Intratuinlocatie was duidelijk dat de ontsluiting van de nieuwe wijk aan de Leidse kant uitgewerkt en afgestemd moet worden met de gemeente Leiden. Voor deze ontsluiting is een bestemmingsreserve van € 300.000 beschikbaar gesteld. Met Leiden is gekomen tot een optimaal en veilig ontwerp. De raming van de kosten van dit ontwerp overstijgt de bestemmingsreserve ruim.
Met Leiden lopen gesprekken om heel scherp te krijgen welke kosten van dit ontwerp echt aan de ontsluiting kunnen worden toegeschreven en daarmee redelijkerwijs voor rekening van Voorschoten zijn. We proberen scherp aan de wind te zeilen, maar dat we extra kosten gaan krijgen is duidelijk.

Toelichting

Bij de vaststelling van de Anterieure Overeenkomst in 2019 met Synchroon bv, is voor de Verkeersaansluiting met Leiden een 50%-50% - afspraak gemaakt over de realisatie van de bovenwijkse voorzieningen. Indertijd is door extern adviesbureau Sweco een globaal ontwerp gemaakt en begroot. In het verlengde daarvan is de huidige bestemmingsreserve in het leven geroepen.

Het ontwerp dat nu voorligt is beter en veiliger dan waar we in 2019 vanuit gingen. Voorschoten is bij dit ontwerp betrokken en staat achter dit ontwerp. De kosten zijn echter veel hoger dan we in 2019 konden voorzien. Deels heeft dit te maken met watercompensatie en groencompensatie.

De projectontwikkelaar Synchroon zal ook een bijdrage moeten leveren, maar heeft ook geen rekening kunnen houden met ca. € 1,5 miljoen. Wij verwachten met inachtneming van de anterieure overeenkomst dat Synchroon uitgaat van € 200.000 a € 300.000.
Met de inzichten van nu zit er een verschil van € 900.000 a € 1 miljoen tussen gereserveerd geld en de raming van Leiden die voorligt. Gelet op de onderhandelingen die nog met én gemeente Leiden én de projectontwikkelaar moeten plaatsvinden wordt de extra benodigde gemeentelijke bijdrage geschat op een bedrag tussen de € 800. 000 en € 1 miljoen. De kans dat dit risico zich zal voordoen wordt vooralsnog ingeschat op 90%.

Beheersmaatregelen

Hoewel we de extra kosten nog niet precies kunnen benoemen, zullen we de raad zo vroeg als mogelijk meenemen in deze ontwikkeling. In 2024 komen we met een apart voorstel hierover naar de raad.

De gemeente loopt het risico op lagere inkomsten algemene uitkering gemeentefonds door exogene ontwikkelingen zoals:

• Nadelige herverdeeleffecten bij wijzigingen in het verdeelmodel;
• Een lagere uitkering van de onderbesteding van het BTW compensatiefonds. (Het BTW compensatiefonds is een fonds dat is gevoed door een onttrekking uit het gemeentefonds. Gemeenten kunnen de BTW die zij hebben betaald voor het uitvoeren van overheidstaken bij dit fonds declareren. Indien er na het verstrijken van een boekjaar nog middelen resteren in dit fonds, dan worden deze teruggestort naar het gemeentefonds en over de gemeenten verdeeld via de algemene uitkering. Bij het opstellen van de begroting dienen de ramingen van inkomsten uit deze onderbesteding gebaseerd te zijn op het laatste realisatiejaar. Het risico bestaat dat er minder uit dit fonds naar de algemene uitkering terugvloeit dan in het voorgaande jaar.);
• Ontwikkelingen in de uitkeringsbasis.

Toelichting

De ontwikkelingen op het gebied van de herverdeling van het gemeentefonds worden op de voet gevolgd. Met de meicirculaire 2022 is bekend geworden wat de herverdeeleffecten zijn van de wijzigingen van het objectief verdeelmodel. Voor gemeente Voorschoten pakt het herverdeeleffect structureel nadelig uit met een korting die uiteindelijk kan oplopen tot € 140 per inwoner. Het rijk heeft in de meicirculaire 2022 besloten een ingroeipad te hanteren, waarbij het tekort per gemeente in deze kabinetsperiode maximaal mag oplopen tot € 37,50 per inwoner in 2025. Dit is dan ook zo verwerkt in voorliggende begroting.

Hoe dit herverdeeleffect uit zal pakken vanaf 2026, hangt af van een evaluatie van het gewijzigde verdeelmodel, en besluiten over een eventueel nieuw ingroeipad door een volgend kabinet. Het risico bestaat dat het tekort vanaf 2026 nog verder zal oplopen tot maximaal € 140 per inwoner (een verdere daling van de inkomsten met € 102,50 per inwoner). Dit risico loopt de gemeente vanaf 2026 en bedraagt maximaal jaarlijks structureel € 2,63 mln. (25.627 inwoners * € 102,50).

Het maximale risico op de overige beschreven ontwikkelingen wordt geraamd op € 0,2 miljoen. Door nadere afspraken tussen Rijk en VNG over het vastzetten van de volumecomponent van het accres in de jaren 2022-2025 is het risico van nadelige gevolgen door onderbestedingen van de rijksbegroting niet langer aanwezig.  Het risico op nadelige effecten op de inkomsten door een hogere beroep op het BTW compensatiefonds en mutaties in de uitkeringsbasis blijft wel aanwezig.

Beheersmaatregelen

In de raming van de algemene uitkering gemeentefonds is in de begroting met ingang van 2026, een stelpost opgenomen voor inkomstenderving algemene uitkering als gevolg van een verdere oplopende korting/ als gevolg van het herverdeeleffect. Daarbij is uitgegaan dat ook in 2026 en verder het huidige ingroeipad wordt voorgezet, wat betekent dat de korting in 2026 oploopt met €15 per inwoner. Hiervoor is in de begroting m.i.v. 2026 een stelpost opgenomen van € 385.000. In 2027 loopt de stelpost op naar € 770.000.    

Rekening houdend met genomen beheersmaatregelen is het maximale risico op een nadeel uit de herverdeling € 1,9 miljoen (€ 2.63 mln. – € 0,77 mln.) Het maximale risico op de overige beschreven ontwikkelingen wordt geraamd op € 0,2 miljoen. Hiermee wordt het maximale risico algemene uitkering gemeentefonds geschat op € 2,1 miljoen. De kans op dit risico wordt hoog ingeschat en daarom geraamd op 70%.

Het financiële risico dat de gemeente loopt als een garantienemer niet aan zijn of haar betalingsverplichtingen kan voldoen en de geldverstrekker een beroep doet op de door de gemeente afgegeven garantie.

Toelichting

Conform de Financiële Verordening artikel 8 besluit het college niet over het verstrekken van garanties groter dan € 75.000 dan nadat de raad gelegenheid heeft gehad wensen en bedenkingen te uiten. Een actief garantiebeleid vergt ook een actieve sturing op de risico’s van afgegeven garanties. Tot op heden zijn er geen signalen binnengekomen dat partijen niet aan hun betalingsverplichtingen konden voldoen en is er nooit door geldverstrekkers aanspraak gemaakt op eerder afgegeven garanties. De kans dat het risico zich zal voordoen wordt om die reden als laag ingeschat, namelijk maximaal 1%. De financiële impact kan wel heel groot zijn. De maximale omvang van alle nog openstaande bankgaranties aan instellingen en particulieren bedraagt ultimo 2022 € 125,4 miljoen. Doordat partijen hebben afgelost op de openstaande leningen is de totale schuld waar de gemeente borg voor staat met ruim 4 miljoen afgenomen. Vooralsnog kan hiermee het risicoprofiel vastgesteld worden op ca. € 0,63 miljoen.

Beheersmaatregelen

Het gemeentelijk beleid is erop gericht dat er geen nieuwe garantstellingen zonder waarborg worden afgegeven. Bij de afgifte van garanties door de gemeente wordt er gekeken naar de kredietwaardigheid van de partijen. Daarnaast worden de hiernavolgende beheersmaatregelen toegepast:
•   Jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening worden de financiële gegevens van de geld nemende organisaties beoordeeld.
•   De financiële instellingen (geldgevers) jaarlijks wijzen op de plicht om betalingsachterstanden op geborgde geldleningen te melden.

Door achterstaand onderhoud van het riool en veranderende klimaatomstandigheden bestaat het risico dat een deel van het riool verzakt of het begeeft.

Toelichting

Momenteel is onvoldoende inzicht in de status van rioolobjecten door verouderde en/of niet uitvoeren van inspecties op de objecten. Geschat wordt dat bij 5% van het riool sprake is van een erbarmelijke staat. Voor de totale vervanging van het riool zou een investeringsbedrag van € 35 miljoen nodig zijn. Voor een onvoorziene vervanging van 5% van het totale riool zou maximaal een bedrag van € 1,75 miljoen nodig zijn. Gelet op de klimaatveranderingen wordt de kans ingeschat op hoog, 70%.

Beheersmaatregelen

Bij het vervangen van het riool werkt de gemeente zo veel als mogelijk risico gestuurd. De inventarisatie van de staat van het riool zal in 2023 worden afgerond. Het op te stellen IWKP 2024-2028 zal toezien op het inlopen van achterstaand onderhoud. De behandeling van het raadsvoorstel IWKP 2024-2028 staat gepland in het eerste kwartaal 2024.

De kwaliteit van het beton bij de Tunnel Horst en Voordelaan ter hoogte van het gesloten / overkluizend spoordragend deel verkeert mogelijk in slechte staat. De onzekerheid over de eventuele hoogte van deze kosten, brengt een financieel risico met zich mee. Eventueel herstel hiervan vormt een kostenpost die niet begroot is.

Toelichting

ProRail heeft IV infra opdracht gegeven voor betononderzoek aan de toeritten, West en Oost. Op basis van de verzamelde gegevens uit het onderzoek wordt een herbeoordeling uitgevoerd. Na de resultaten van het betononderzoek worden de acties en kosten i.o.m. ProRail en gemeente Voorschoten besproken. De gemeente is nog in gesprek met ProRail over de gemeentelijke bijdrage in de kosten. Verwacht wordt dat de kosten voor de gemeente maximaal op 2 miljoen uit zullen komen. De kans hierop is 50%.

Beheersmaatregelen

De ontwikkelingen en onderzoeken vanuit ProRail omtrent de technische staat van de Tunnel Horst en Voordelaan worden nauwlettend in de gaten gehouden. Indien nodig wordt de begroting, kosten raming en kans hierop aangepast.

De gemeente loopt het risico op hogere uitgaven binnen het sociaal domein door het open einde karakter van onder andere de jeugdhulp en de Wmo. Factoren die hierbij een rol spelen zijn de stijging van de omgang van de doelgroep, de stijging van de zorgkosten en de toenemende complexiteit van zorgvragen.

Toelichting

Bij het bepalen van het maximale risico wordt uitgegaan van 20% van het totale budget van € 14,4 miljoen. De kans dat dit risico zich voordoet wordt ingeschat op redelijk klein (30%), omdat de begroting in de reguliere P&C-cyclus wordt aangepast op basis van de laatste prognoses.

Beheersmaatregelen

Gedurende de P&C-cyclus wordt gerapporteerd over de eventuele ontwikkelingen die zich voor hebben gedaan. Eventuele financiële consequenties worden in de reguliere P&C-cyclus verwerkt. Daarnaast bestaat er sinds 2021 een dashboard voor zowel jeugdhulp als de Wmo, waarmee de sturing is verbeterd. Ten slotte wordt er gewerkt aan het implementeren van kostenbesparende maatregelen.

Financieel verlies op de grondexploitatieprojecten en bestuurlijke imago schade.

Toelichting

In bovenstaande tabel is het risicoprofiel op eindwaarde opgenomen. Op basis van de mondiale prijsstijgingen, veroorzaakt door de hoge vraag naar grondstoffen en het beperkte aanbod door o.a. de coronacrisis en de Oekraïnecrisis, is het risicoprofiel geactualiseerd. Daarbij is uitgegaan van onderstaande risico’s:

1. Hogere plankosten € 155.000, kans 25%
2. Hogere kosten, slopen, saneren € 70.000, kans 50%
3. Hogere kosten archeologie € 87.000, kans 25%
4. Hogere kosten woonrijp maken € 552.000, kans 25%
5. Conjunctureel-vertraging € 617.000, kans 25%
6. Conjunctureel-opbrengstdaling € 798.000, kans 50%
7. Niet ontvangen Provinciale subsidie fase  € 18.000, kans 50%

De omvang van het risico bedraagt daarmee € 2.297.000 en is daarmee € 374.000 afgenomen ten opzichte van de laatste actualisatie. Ook de kans dat deze financiële risico’s zich zullen verdoen is flink afgeschaald. Deze komt nu uit op gemiddeld 35%. Bij de vorige actualisatie kwam deze nog uit op 49%. De oorzaak van de daling van de risico-omvang en de kans is dat de grondexploitatie Duivenvoordecorridor nu verder in uitvoering is.

Beheersmaatregelen

•   Projectrapportages  
•   Jaarlijkse bijstelling van de grondexploitatie bij de jaarrekening. Eerstvolgende actualisatie zal zijn bij de jaarrekening 2023.

Als gevolg van storingen, menselijk handelen, verstoppingen, breuk of ander externe onverwachte situaties (stroomstoring/hevige regenval/uitval hoofdgemalen van hoogheemraden) kan het sprake zijn van een niet  goed functionerend rioolstelsel water vuil water in het openbaar gebied loopt.

Toelichting

Door klimaatveranderingen neemt de kans op extreme regenval en stroomuitval toe. Het risico daarbij is dat het riool het water niet goed kan verwerken. Het riool in Voorschoten is grotendeels een gemengd stelsel; schoon en vuil water worden door dezelfde rioolbuis getransporteerd. In geval van overstromingen van het riool zal daardoor vervuild water aan de oppervlakte komen. Verwacht wordt dat in dat geval enkele straten onder zouden kunnen lopen. Geschat wordt dat het herstel van de milieuschade de gemeente maximaal € 2,5 miljoen zal kosten. De kans dat dit gebeurd is de afgelopen jaren door de klimaatveranderingen toegenomen en wordt geschat op 30%.

Beheersmaatregelen

Tijdig onderhoud aan de riolering. Door daarbij een programma op te zetten dat het gemende stelsel wordt vervangen door een gescheiden stelsel kan de kans op vuilwateroverlast aanzienlijk worden verkleind.

Het aantrekken en behouden van voldoende en kwalitatief goed personeel is afhankelijk van de aantrekkingskracht van de gemeente op nieuwe medewerkers en het aanbod op de arbeidsmarkt. Op het moment dat vacatures niet kunnen worden ingevuld kan het noodzakelijk zijn gebruik te maken van duurdere inhuur.

Toelichting

Voor steeds meer functies zijn moeilijk of geen geschikte kandidaten te vinden. De krapte op de arbeidsmarkt neemt steeds meer toe. Bij de start van de zelfstandige gemeentelijke organisatie per 1 september 2021 was een groot deel van de functies vacant. Daarnaast zorgen de vergrijzing van het personeelsbestand en nieuwe gemeentelijke opgaven zoals verduurzaming, inburgering, opvang van Oekraïners en statushouders voor een toegenomen vraag naar nieuw personeel.
Daarnaast speelt de verdere ontvlechting van de samenwerking met Wassenaar in 2024 een belangrijke rol. In 2024 stopt de samenwerking met Wassenaar op het gebied van Welzijn, waar gemeente Voorschoten de uitvoering voor haar rekening nam.
Om de bedrijfsvoering en/of de voortgang van de collegeprogramma’s niet in gevaar te brengen, is het op bepaalde functies steeds vaker noodzakelijk om in te huren. Soms levert ook dat een probleem op, omdat goede inhuurkrachten ook steeds schaarser worden.  Het risico raakt de financiën (de noodzaak om in te huren wordt steeds groter, wat hogere kosten met zich meebrengt) en de bedrijfsvoering (taken kunnen in het gedrang komen en kennis kan verdwijnen uit de organisatie). De maximale omvang van dit risico wordt geschat op € 500.000. De kans dat dit risico zich zal voordoen wordt geschat op 70%.

Beheersmaatregelen

De gemeente heeft de ambitie medewerkers te werven en aan zich te binden om minder afhankelijk te zijn van inhuur. Daarvoor hebben we een aantrekkelijk aanbod aan uitdagingen, opgaven en ambities met passende arbeidsvoorwaarden neergezet en wordt stevig ingezet op het werven van eigen personeel. Om de bedrijfsvoering en/of de voortgang van de collegeprogramma’s niet in gevaar te brengen, is inhuur onvermijdelijk. Daarbij is in 2024 extra geld beschikbaar voor een arbeidsmarktoffensief en arbeidsmarktcommunicatie om de positie als werkgever aantrekkelijker te maken. Daarbij kan er in 2024 nog een beroep gedaan worden op de resterende middelen van de bestemmingsreserve reorganisatie.