Paragraaf Bedrijfsvoering
Voor een goede dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instellingen is een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering randvoorwaardelijk. De bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in de publieke dienstverlening, bij haar toezichthoudende en handhavende taken, in de realisatie van beleidsdoelen in het sociaal en ruimtelijk domein. Daarnaast ondersteunt bedrijfsvoering ook het politieke proces.
Organisatieontwikkeling algemeen
In het organisatieplan (2021) is uiteengezet hoe we de organisatie willen vormgeven. De organisatie staat voor de komende jaren en daarmee is fase één van de ontvlechting afgesloten.
De volgende stap is de identiteit van de organisatie bloot te leggen op basis wat de medewerkers, inwoners en stakeholders uitspreken. Dit wordt vastgelegd in de visie, missie, kernwaarden en krachten. Daarmee is de identiteit zowel een cultureel onderdeel als wat je naar buiten uitstraalt. Dit helpt ook bij de werving van nieuwe medewerkers en het behoud van bestaande werknemers in een lastige arbeidsmarkt.
Mede door de splitsing van het sociaal domein in 2024 is er aanleiding om kritisch te kijken naar de identiteit van Voorschoten en het organisatieplan en te onderzoeken of aanpassingen nodig zijn om de organisatie nog beter te laten functioneren.
Verder wordt ingezet op het verbeteren van de begeleiding en integratie van de planning en control cyclus binnen de bedrijfsvoering van de teams. Uit diverse onderzoeken uitgevoerd in 2023 komt naar voren dat we het gevoel van de hoge werkdruk moeten verminderen en prioritering en logischere en eenduidigere processen nodig zijn. Vanaf 2023 wordt steviger gestuurd op de Lange Termijn Agenda. Vanaf de begroting 2023 wordt deze structureel als bijlage bij de begroting toegevoegd. Voor de interne sturing is deze in 2023 verder doorontwikkeld. Het helpt het college en de ambtelijke organisatie te prioriteren. Dit zal, zo verwachten we, bijdragen aan lagere verzuimcijfers en meer tevredenheid bij medewerkers. Daarnaast willen we medewerkers stimuleren om feedback te geven en te reflecteren op eigen functioneren, om daarmee de organisatie verder te brengen.
Organisatieontwikkeling Sociaal Domein
Voorschoten en Wassenaar werken samen voor het sociaal domein. Dat doen we op grond van een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Per 1 mei 2023 heeft Voorschoten de DVO opgezegd.
Het doel van de opzegging is te komen tot een situatie waarbij de beide gemeenten volledige vrijheid hebben om de door hen gewenste taken op het Sociaal Domein uit te voeren op de manier waarop zij dat zelf wensen en met de partijen waarmee zij dat wensen te doen. De opzegging betekent dat taken die Voorschoten nu voor Wassenaar uitvoert weer bij Wassenaar worden ondergebracht. Denk aan taken op het gebied van gezondheid, sport, kunst, cultuur, bibliotheek, welzijn, zorg, jeugd, subsidiebeleid, statushouders, participatie, kinderopvang en onderwijs. Voor Voorschoten blijven deze taken in Voorschoten, nu op kleinere schaal georganiseerd.
De verwachting is dat begin 2024 het sociaal plan wordt uitgevoerd en per 1 mei 2024 zo’n 40 medewerkers bij Wassenaar in dienst zullen treden. In een projectteam werken medewerkers vanuit verschillende deskundigheden met elkaar samen om de reorganisatie van taken zorgvuldig en gecoördineerd te laten verlopen.
Communicatie
Voorschoten is er voor haar inwoners. De dienstverlening aan inwoners is dan ook een van de belangrijkste taken van de gemeente. Inwoners moeten weten waar ze moeten zijn als zij iets van de gemeente nodig hebben. Daarom bieden wij de inwoners graag een kwalitatief hoog serviceniveau. Daarbij horen professionele communicatie, actuele informatievoorziening en onder meer een goed ingerichte gemeentelijke website, ondersteund door sociale media.
We denken goed na over hoe we communiceren naar de diverse doelgroepen binnen de gemeente. Daarbij zetten we de beschikbare communicatiemiddelen zo effectief mogelijk in, van de website en de sociale media tot kranten, bewonersbrieven, filmpjes, enzovoorts. Bovendien besteden team Communicatie en het Klant Contact Centrum doorlopend aandacht aan het tijdig en correct afhandelen van e-mails, brieven, telefoontjes, handhaving en de controle daarop. We zijn ons ervan bewust dat we niet altijd goed bereikbaar zijn, er wordt dan ook hard aan gewerkt om dit te verbeteren.
Financiële middelen besteden we vooral aan de Voorschotense Krant en Groot Voorschoten. Denk aan betaalde content zoals berichtgeving over de verkiezingen, een vaccinatiecampagne of vacatures. In 2023 zijn we gestart met een maandelijkse gemeenterubriek van twee pagina’s in de Voorschotense Krant. Eind 2023 gaan we bedenken welke variant we in Groot Voorschoten gaan opnemen, bijvoorbeeld wekelijks een halve pagina of elke twee weken één pagina.
In 2023 hebben we ook een Voorschotense fotograaf eenmalig opdracht gegeven om de beeldbank te vullen met foto’s van het hele dorp. Met die beeldbank kunnen we voorlopig vooruit. De meeste aanvullende foto’s maken we zelf. Tot slot besteden we een deel van het budget aan een dagelijkse knipselkrant van het ANP. Eind 2023 gaan we die evalueren, zodat we ook in 2024 aan raad, college en collega’s een waardevolle dienst kunnen aanbieden.
Inwonersparticipatie en bewonersinitiatieven
Inwonersparticipatie staat hoog op de agenda. Het doel van participatie is om zoveel mogelijk inwoners bij beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering te betrekken, de gemaakte keuzes uit te leggen en om waar mogelijk het draagvlak voor het gemeentelijk handelen te vergroten. Een belangrijke opgave is de gemeentelijke organisatie beter te laten aansluiten bij de leefwereld van inwoners en ondernemers. Bij al onze (beleids)initiatieven en ontwikkelingen werken we volgens hetzelfde participatiekompas. De focus ligt op projecten in het dorp en de openbare ruimte. Om participatie solide in te bedden in ons handelen ontwikkelen we een door de Raad op te stellen participatieverordening, mogelijk al in 2024. Binnen deze verordening is ruimte voorzien voor het faciliteren van bewonersinitiatieven. We kijken ook naar de mogelijkheden om jongeren nauwer te betrekken.
Naast inwonersparticipatie zijn er tal van bewonersinitiatieven. De initiatieven vanuit onze inwoners dragen we een warm hart toe. We staan er voor open om bewonersinitiatieven te faciliteren of met inwoners op te trekken waar dit mogelijk is.
Krappe arbeidsmarkt
De dienstverlening aan inwoners, ondernemers en organisaties wordt gerealiseerd door de medewerkers. Voor de gemeente is het (op onderdelen) een uitdaging om over voldoende gekwalificeerde medewerkers te beschikken om die dienstverlening te waarborgen.
Eén van de oorzaken is de huidige situatie op de arbeidsmarkt die uiterst competitief en uitdagend is. Als medewerkers niet langer voldoende voldoening, uitdaging of beloning vinden in hun huidige functie, kunnen ze gemakkelijk elders werk vinden. De krappe arbeidsmarkt is een landelijk fenomeen waar de gemeente Voorschoten ook hinder van ondervindt. Het is ook geen tijdelijk probleem; de verwachting is dat de krapte nog zeker jaren zal aanhouden.
De mobiliteit op de arbeidsmarkt heeft geleid tot een groot verloop, waarbij wij als kleinere gemeente hogere uitstroompercentages hebben vergeleken met grotere gemeenten. We zijn een gemeente waar jonge mensen tot ontwikkeling kunnen komen, maar waar die vervolgens ook door kunnen stromen naar grotere gemeenten, hogere overheden en bedrijven. Door veel zogenaamde eenpitters maakt dat ons als kleinere gemeente kwetsbaar.
Onze reactie op de effecten van een krappe arbeidsmarkt is tweeledig: we zetten in op beter behouden van medewerkers en het succesvoller werven van nieuwe medewerkers.
Om onze medewerkers (beter) te behouden wordt ingezet op het samenstellen van een interessanter en uitdagender takenpakket, opleidings- en doorgroeimogelijkheden en een concurrerend arbeidsvoorwaardenpakket waarbij hybride werken het uitgangspunt is. Deze investering heeft een tweeledig effect: ook op de arbeidsmarkt kunnen we ons daarmee profileren als aantrekkelijk werkgever.
Als gemeentelijke werkgever begeven we ons op verschillende delen van de arbeidsmarkt: we hebben zowel bouwkundigen, baliemedewerkers en jeugdconsulenten nodig.
Om onszelf als werkgever meer en beter te positioneren besteden we aandacht aan de identiteit van Voorschoten en het werkgeversmerk. Voor het aantrekken van nieuwe medewerkers voor specifieke functies wordt via diverse wervingskanalen en -methoden ingezet op het gericht(er) en bereiken en verbreden van onze doelgroepen. We maken gebruik van externe experts, die ons hierin ondersteunen. We onderzoeken de mogelijkheden om meer gebruik te maken van zijinstromers, trainees of stagiairs.
Als het niet lukt om een vacature te vervullen of als er sprake is van tijdelijke capaciteitsbehoefte wordt er tijdelijk ingehuurd. Hierbij zetten we waar mogelijk in op constructies waarbij inhuurmedewerkers na verloop van tijd ook vast bij de gemeente in dienst komen.
Verzuim
We streven naar een zo laag mogelijk verzuimpercentage met een bovengrens van 5 tot 6 %; het gemiddelde binnen de gemeentelijke sector. In de afgelopen jaren hadden we een hoger verzuimpercentage dat werd veroorzaakt door een hoog langdurig (niet werk-gerelateerd) verzuim.
Daar waar verzuim wel werk-gerelateerd is, kijken we goed naar de oorzaak van het verzuim waarbij we uiteraard inzetten op een succesvolle re-integratie. Met behulp van de inzet van een vitaliteitscoach en geïntensiveerde aandacht vanuit HR is er aandacht voor het tegengaan van ziekteverzuim en (te) hoge werkdruk. Als uitwerking van een in 2023 uitgevoerde Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) wordt het arbo -en verzuimbeleid herzien en gekeken welke acties en middelen er nog meer ingezet kunnen worden om het verzuim te reduceren.
Huisvesting
Het gemeentehuis en de locatie op de Koninklijke Marinelaan zijn in 2023 aangepast en daardoor iets verbeterd. In het gemeentehuis zijn onder andere de vloeren van de kamers en gangen voorzien van een pvc vloer en zijn de wanden geverfd. De gangen van de locatie op de Koninklijke Marinelaan zijn voorzien van een pvc vloer en de douches zijn gemoderniseerd. Er wordt geschreven aan een startnotitie over wat we gaan doen met huisvesting, zowel het gemeentehuis als de werf als de huisvesting voor onze medewerkers op de begraafplaats. Dit is ook van belang voor goed werkgeverschap. In de tussentijd doen we noodzakelijke aanpassingen.
Zo wordt er in 2024 verder gegaan met vernieuwing van de werkruimtes voor de wethouders en wordt de raadszaal voorzien van nieuw meubilair en een nieuwe geluidsinstallatie voor de raadsleden. Oude bureaus die nu nog in gebruik zijn worden vervangen en er wordt onderzoek gedaan naar mogelijkheden voor stiltewerkplekken en plekken om te bellen.
Rechtmatigheidsverantwoording
In 2024 zal de jaarrekening over 2023 worden opgeleverd. Daarin zal het college voor het eerst de verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Onderwerpen waar in de jaarrekening 2023 afwijkingen in de rechtmatigheid zijn geconstateerd worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Tevens wordt daarbij een verbeterplan opgenomen die moet leiden tot een verbetering van de interne beheersing. Dit verbeterplan zal in 2024 worden doorgevoerd.
In 2023 is een grote slag gemaakt met de actualisatie van het Controleprotocol en het normen- en toetsingskader 2023. Met het normen- en toetsingskader stelt de raad vast over welke wet- en regelgeving het college de rechtmatigheidsverantwoording dient af te geven. Het normen- en toetsingskader 2023, de frauderisico-analyse en de risico's en omvang in specifieke financiële processen waren de basis voor het Verbijzonderde Interne Controleplan (VIC-plan) van 2023. Door de rechtmatigheidsverantwoording zijn de door de gemeente uit te voeren verbijzonderde controlewerkzaamheden enorm toegenomen en is de capaciteit die de gemeente hierop inzet uitgebreid.
Opgedane ervaringen uit 2023 zullen worden meegenomen in de controleaanpak van 2024.
Om maximaal bij te kunnen sturen op de controleaanpak en het VIC-plan van 2024 zal het Controleprotocol normen- en toetsingskader het 2e kwartaal van 2024 al worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Doelmatigheid en doeltreffendheid
Op 28 september 2023 heeft de gemeenteraad de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid vervangen. Dat was nodig door het in werking treden van de Wet versterking decentrale rekenkamers. Deze verordening is per 1 oktober 2023 in werking getreden.
De nieuwe verordening stelt dat in de paragraaf bedrijfsvoering wordt ingegaan op het onderzoek dat het college in dat kader in het betreffende begrotingsjaar zal uitvoeren. Daarbij wordt in deze paragraaf inhoudelijk ingegaan op het plan.
De late vaststelling van de verordening maakte het niet mogelijk dit nu al in deze begroting te verwerken. Om die reden wordt, in 2024 eenmalig van de verordening afgeweken en een separaat plan aan de raad voorgelegd. Verwacht wordt dat deze uiterlijk in het tweede kwartaal aan de raad zal worden voorgelegd, zodat de tweede helft van 2024 hier uitvoering aan kan worden gegeven. Overeenkomstig de vastgestelde verordening zal in de jaarrekening 2024 hier verantwoording over worden afgelegd.
Informatievoorziening & Automatisering (I&A)
In 2024 willen we de beschikbaarheid en vindbaarheid van gemeentelijke informatie verder verbeteren voor zowel externen als de eigen interne organisatie; ook in het kader van de Wet Openbare Overheid (WOO), de Wet Digitale Overheid (WDO) en de Omgevingswet. Het beschikbaar hebben van data en informatie is ook van belang om beleid en uitvoering te kunnen (bij)sturen. Data- en informatiemanagement krijgen daarom een steeds belangrijker plek in het functioneren van een gemeente.
Een meerjarige i-Visie is in 2023 opgesteld. De vaststelling van de i-Visie is voorzien voor het najaar van 2023. De i-Visie geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente de komende jaren omgaat met informatievoorziening, privacy en datagebruik. De i-Visie is kaderstellend en een belangrijk fundament voor het opstellen van de meerjarenbegroting en de jaarplannen voor de dienstverleningsovereenkomst (DvO) met Wassenaar. De i-Visie is meer dan alleen een technologische aangelegenheid. Er wordt vanuit drie invalshoeken naar de informatievoorziening gekeken: de veranderende samenleving, de gemeentelijke organisaties en de data- en technologische ontwikkelingen.
In 2023 en 2024 wordt de implementatie van een beheerssysteem voor vastgoed (panden en gronden) voorzien. Dit systeem moet ondersteunen bij het grip krijgen op verhuur, beheer en onderhoud.